Folha de ponto: o que a lei pede, o que incluir e como emitir

O que é a folha de ponto:

A folha de ponto é o registro, por pessoa e por período, dos horários de entrada, de saída e de intervalo. Ela existe por causa do artigo 74 da CLT, que manda o estabelecimento com mais de vinte pessoas trabalhando anotar a jornada. Em empresa menor ela deixa de ser obrigatória, mas continua sendo a única prova organizada de quanto cada pessoa trabalhou.

Na prática, quem olha a folha de ponto quer responder quatro perguntas: a pessoa cumpriu o combinado, faltou algum dia, fez hora extra, e quanto disso sobra ou falta no fim do mês. Um documento que não responde essas quatro perguntas pode estar bonito e não servir.

O que precisa constar numa folha de ponto:

Não existe um desenho obrigatório de formulário, e é por isso que circulam tantos modelos diferentes. O que precisa existir é o conteúdo. Uma folha que será usada como prova traz:

• Identificação da empresa: razão social, CNPJ e endereço do estabelecimento.
• Identificação da pessoa: nome completo, cargo e, de preferência, CPF e matrícula.
• Período coberto: o mês fechado, com dia e dia da semana em cada linha.
• Horários do dia: entrada, saída para o intervalo, volta do intervalo e saída. Jornada com mais pausas pede mais colunas, não menos.
• Jornada prevista do dia: sem ela não dá para apurar atraso nem hora extra, só anotar horário.
• Totais do período: horas trabalhadas, horas extras, atrasos e faltas.
• Observação por dia: onde entram falta justificada, atestado, feriado, folga e compensação.
• Assinatura: da pessoa e de quem responde pelo RH, com data.

Duas colunas costumam faltar nos modelos prontos e fazem falta depois: a jornada prevista do dia, porque sem ela cada conta vira discussão, e a linha de observação, porque é ali que o atestado deixa de virar falta.

Folha de ponto e espelho de ponto: a diferença:

Os dois nomes aparecem juntos e tratam de coisas próximas, mas com finalidades distintas.

• Espelho de ponto é o retrato do que foi registrado. Ele serve para a pessoa CONFERIR: olha o próprio mês, vê o que o sistema apurou e aponta o que está errado antes da folha fechar.
• Folha de ponto é o documento consolidado do período, que vai ser assinado e guardado. Ela serve para PROVAR.

Quem entrega o espelho antes de fechar resolve a divergência enquanto ela custa um e-mail. Quem só mostra a folha depois de assinada transforma o mesmo erro numa reclamação formal. A ordem certa é sempre espelho, conferência, correção, folha.

Preenchimento manual: onde ele costuma falhar:

A folha preenchida à mão continua sendo registro válido, e muita empresa pequena trabalha bem assim. Os problemas dela são conhecidos:

• Horário redondo demais. Trinta dias marcados exatamente às 08:00 e às 18:00 enfraquecem o documento, porque não parecem registro de jornada real.
• Preenchimento em lote no fim do mês. Além de não valer como anotação diária, costuma vir com o dia da semana errado em algum ponto.
• Conta feita duas vezes. Somar hora extra e atraso à mão, por pessoa, é onde aparece a diferença que ninguém encontra depois.
• Atestado solto. O documento fica numa pasta e a folha segue com a falta lançada.

A tolerância legal ajuda menos do que parece: a CLT, no artigo 58, parágrafo 1, admite até cinco minutos por marcação, com teto de dez minutos por dia. Passando disso, o tempo todo é contado, não só o excedente.

Como o TexPonto emite a folha:

No TexPonto o preenchimento deixa de existir, porque a folha nasce das batidas. O que a empresa faz é conferir e fechar.

• A pessoa registra pelo celular com localização, por QR Code, por reconhecimento facial ou pelo computador.
• O sistema aplica a escala do dia e calcula horas trabalhadas, atrasos, extras, adicional noturno e banco de horas.
• Quem já tem relógio de ponto instalado pode importar os arquivos XLS do aparelho, em vez de recadastrar tudo.
• A folha individual sai em PDF com a logomarca e os dados da empresa, o saldo do período e o indicador de DSR da semana.
• O PDF segue por e-mail para assinatura digital pelo gov.br.

Sobre o DSR, a mesma honestidade: o TexPonto aponta, semana a semana, onde houve falta ou atraso que coloca o descanso semanal remunerado em risco, para o RH conferir atestados antes de descontar. Ele não calcula valor em dinheiro, porque o pagamento acontece na folha salarial, que é outro sistema.