Portaria 671 e ponto eletrônico: o que a sua empresa precisa cumprir

O que é a Portaria 671:

A Portaria MTP 671, de 8 de novembro de 2021, reuniu num texto só as regras de registro eletrônico de jornada que antes estavam espalhadas em várias normas. Ela não cria a obrigação de registrar o ponto: essa obrigação está na CLT. O que a Portaria faz é dizer como o registro eletrônico precisa ser feito para valer diante da fiscalização.

A obrigação de anotar a jornada está no artigo 74, parágrafo 2, da CLT: o estabelecimento com mais de vinte pessoas trabalhando precisa manter registro de entrada, saída e intervalo. Abaixo disso o registro deixa de ser obrigatório, mas continua sendo a única prova organizada que a empresa tem quando a jornada é discutida depois. Quem passa dos vinte não escolhe: anota.

A Portaria vale para o registro ELETRÔNICO. Caderno assinado e cartão de papel seguem existindo como registro manual e mecânico, com outras regras, e não precisam de AFD nem de número sequencial.

REP-C, REP-A e REP-P: as três formas permitidas:

A norma reconhece três tipos de Registrador Eletrônico de Ponto, e a diferença entre eles decide quase tudo o que vem depois:

O REP-P é o que permitiu o ponto na nuvem. Ele é a razão pela qual uma empresa com três lojas, equipe externa ou pessoas em casa consegue registrar jornada sem comprar um aparelho para cada endereço. É também o tipo em que o TexPonto se encaixa.

O que o sistema não pode fazer:

Esta é a parte que mais gera autuação, porque costuma ser vendida como recurso. A Portaria é clara em três proibições:

• Não pode restringir a marcação. O programa não pode impedir alguém de bater o ponto, nem por estar fora do horário, nem por estar fora do local, nem por ter batido demais no dia. Se houver alguma coisa estranha, o certo é registrar e sinalizar, para o RH analisar depois.
• Não pode alterar nem apagar a marcação original. A batida nasce e fica. Correção de erro existe, mas como um registro NOVO, com autor, data e motivo, ao lado do original, nunca por cima dele.
• Não pode exigir autorização prévia para a hora extra ser registrada. A empresa pode discutir o pagamento depois; o que ela não pode é fazer o minuto desaparecer do registro.

No TexPonto isso está no caminho do registro: a conferência de localização e a de aparelho autorizado gravam uma SINALIZAÇÃO junto da batida, e a batida entra assim mesmo. Existe um modo estrito, em que a marcação fora da cerca é recusada, e ele nasce desligado, de propósito: ligar é uma decisão consciente da empresa, com a consequência jurídica dela.

AFD, espelho de ponto e comprovante:

Três saídas aparecem o tempo todo na Portaria, e elas servem a públicos diferentes:

• AFD, o Arquivo Fonte de Dados. É o arquivo de texto que a fiscalização pede. Traz o cabeçalho da empresa, a inclusão de cada pessoa e cada marcação com o seu Número Sequencial de Registro, o NSR, que nunca se repete nem volta atrás. O TexPonto exporta o AFD no leiaute versão 003, que é o formato vigente da Portaria 671, e grava um resumo SHA-256 por marcação, do jeito que o leiaute pede.
• Espelho de ponto. É o relatório que a pessoa recebe para conferir o próprio mês: dia a dia, o que estava previsto, o que foi marcado e o saldo. Ele existe para a conferência ser possível antes da folha fechar, e não depois da discussão começar.
• Comprovante de registro. É a confirmação que a pessoa leva no momento em que bate. No aparelho de parede sai em papel; no programa, em tela ou arquivo. O TexPonto gera esse comprovante com o NSR da batida.

Os registros precisam ser guardados pelo prazo da lei, e a prática segura é cinco anos, que é o prazo em que a jornada ainda pode ser cobrada em juízo. Guardar significa conseguir reemitir o AFD do período, não apenas ter uma planilha antiga em alguma pasta.

A ressalva honesta do TexPonto sobre o AFD:

O que continua valendo sem a assinatura: as marcações originais preservadas, o NSR sem furo, o resumo SHA-256 por registro, o espelho de ponto, o comprovante e o histórico de quem alterou o quê. É o conjunto que sustenta a conversa sobre jornada no dia a dia.

O que fazer agora, na ordem:

1. Conte quantas pessoas trabalham no estabelecimento. Passando de vinte, o registro é obrigatório e a escolha é só a forma.
2. Escolha o tipo de registrador. Equipe fixa num endereço só costuma caber no REP-C; equipe em vários pontos, externa ou em casa costuma caber no REP-P.
3. Confira a cláusula do acordo coletivo da categoria. Algumas categorias tratam de registro de jornada, banco de horas e tolerância, e o que está lá vale.
4. Peça ao fornecedor a exportação do AFD de um mês de teste. Abra o arquivo. Se não houver NSR crescente nem cabeçalho da empresa, não é AFD.
5. Combine a rotina de conferência. O espelho de ponto entregue antes de fechar a folha evita quase toda a discussão que viraria processo.