Controle de ponto online para empresas: Do registro no celular à folha fechada

O que é controle de ponto online:

No controle de ponto online, o registro de entrada, intervalo e saída não fica preso a um aparelho na parede nem a uma planilha que alguém digita no fim do mês. A pessoa marca o ponto num celular, num tablet da recepção ou no computador, e a marcação vai direto para um sistema na nuvem, onde a empresa acompanha o dia enquanto ele acontece.

A diferença prática aparece em três momentos. Na batida, porque o sistema guarda junto com o horário o método usado e a localização, quando houver. Durante o mês, porque falta, atraso e esquecimento aparecem no mesmo dia, e não na véspera do fechamento. E no fechamento, porque horas, extras e saldo já estão somados pela escala de cada pessoa.

Para a comparação com o relógio de parede, veja a alternativa ao relógio de ponto. Esta página trata do que o sistema online precisa fazer para valer o investimento.

O que fica gravado em cada batida:

Um bom controle de ponto online guarda a marcação como ela aconteceu e deixa qualquer ajuste visível. No TexPonto, cada batida leva:

• Hora da marcação e hora da gravação: A primeira é o momento do clique. A segunda é sempre a hora do servidor, e nenhuma das duas é digitada pela pessoa.
• Método: Celular, QR Code, reconhecimento facial ou registro pelo computador.
• Localização: Quando a empresa configura o endereço, a batida fora do raio, que é de 200 metros se ninguém mudar, recebe um aviso com a distância.
• Aparelho: Com o controle de aparelhos ligado, a batida de um celular desconhecido ou não autorizado recebe um aviso para a gestão conferir.
• Batida sem internet: Se a rede cai, a marcação fica guardada no aparelho com a hora do clique e é enviada quando a conexão volta, marcada como feita sem rede.

Repare que nada disso bloqueia a batida. O registrador em programa da Portaria 671 não pode impedir a marcação, então o sistema registra e sinaliza. Quem decide o que fazer com o aviso é a gestão. O detalhe da norma está no guia da Portaria 671.

Os jeitos de registrar o ponto online:

• Celular do colaborador: Pelo navegador ou pelo aplicativo TexPonto na Google Play. A empresa pode exigir uma foto no momento da batida.
• QR Code: Cada pessoa tem o próprio QR Code de batida, que abre a tela de registro dela. Se o código vazar ou a pessoa sair da empresa, a gestão gera outro e o antigo para de valer.
• Reconhecimento facial: Um celular ou tablet da empresa vira terminal. A câmera reconhece a pessoa e mostra o botão de entrada ou saída.
• Computador: Para quem trabalha no escritório, pela página de registro do colaborador.

Os métodos convivem na mesma empresa. A equipe de rua bate pelo celular, a loja usa o tablet com o rosto e o escritório usa o computador, e tudo cai na mesma folha. No TexPonto, o QR Code, o reconhecimento facial e o controle de aparelhos fazem parte dos planos Profissional e Empresarial.

Do registro ao fechamento do mês:

O registro é só o começo. O que economiza tempo do RH é o que o sistema faz com as batidas:

• Cálculo pela escala de cada pessoa: Jornada por dia da semana, sábado reduzido, folga fixa ou 12x36, com data de início para cada mudança. Atraso, saída antecipada e hora extra são medidos contra o previsto daquele dia, com a tolerância do artigo 58 da CLT.
• Acompanhamento no mesmo dia: A tela Tempo Real mostra quem entrou, quem está no intervalo e quem ainda não bateu. No tablet da recepção, o App ao vivo se atualiza a cada 8 segundos.
• Lembrete de quem esqueceu: Vinte minutos depois do horário previsto sem batida, o colaborador recebe o lembrete por e-mail ou WhatsApp.
• Correção com documento: O colaborador contesta o dia pelo celular e anexa o atestado em foto ou PDF. O RH aprova ou recusa, e o abono tira o dia do débito.
• Fechamento: O espelho fica disponível para conferência, a folha sai em PDF e vai por e-mail com o passo a passo de assinatura no gov.br, e o AFD é exportado no leiaute da Portaria 671.

Para saber o que a pessoa confere antes de o mês fechar, veja o espelho de ponto.

Como implantar sem parar a empresa:

Trocar o controle de ponto assusta menos quando a ordem é clara. A sequência que funciona:

1. Período de fechamento: O dia em que o mês da sua empresa vira. É ele que define o recorte da folha, e não o calendário.
2. Cadastro com escala e admissão: Cada pessoa com a jornada de cada dia e a data de admissão. Dia anterior à admissão não vira falta.
3. Feriados: Os nacionais, estaduais e pontos facultativos que a empresa adota.
4. Métodos: Quem bate pelo celular, quem usa o tablet, se haverá endereço com raio e foto na batida.
5. Uma semana de conferência: A equipe bate pelo sistema novo e o RH confere o espelho de cada um antes do primeiro fechamento.

No TexPonto, a configuração, a migração dos dados que a empresa já tem, o cadastro das escalas e o treinamento da equipe estão incluídos na contratação, sem taxa separada. A ativação acontece em até 24 horas depois do pagamento.

O que conferir antes de escolher um sistema:

• A marcação original fica guardada? Ajuste precisa aparecer como ajuste, com autor e data.
• Calcula pela escala de cada pessoa? Sistema com uma jornada só para todos transforma folga em falta.
• A pessoa vê o próprio espelho? Conferência antes do fechamento evita a discussão depois.
• Exporta o AFD? É o arquivo que a fiscalização pede.
• O acesso da gestão é protegido? No TexPonto, a entrada da administração exige o código enviado ao e-mail.
• Tem fidelidade? Os planos do TexPonto são mensais, sem fidelidade e sem multa.

Uma ressalva que vale para a sua decisão: O TexPonto exporta o AFD sem a assinatura com certificado ICP-Brasil, que a Portaria 671 também pede, e não é sistema de folha de pagamento. Ele entrega a jornada apurada para quem faz a folha. Para registrar fora da empresa, veja bater ponto pelo celular.