Espelho de ponto: Como o colaborador confere o mês antes de a folha fechar

O que é o espelho de ponto:

O nome diz bem: O espelho reflete o que foi registrado, sem mudar nada. É o relatório em que a pessoa vê, dia por dia, o que estava previsto, o que ela marcou e o que o sistema apurou a partir disso.

Ele existe para a conferência acontecer antes do fechamento. Quando a colaboradora vê no dia 20 que uma saída ficou sem registro, a correção custa uma mensagem. Quando ela só descobre depois da folha assinada, o mesmo erro vira reclamação formal.

A folha de ponto é outra coisa: É o documento consolidado do período, que vai para assinatura e fica guardado como prova da jornada. A ordem que evita problema é espelho, conferência, correção e só então folha. O que a folha precisa ter está no guia da folha de ponto.

O que um espelho de ponto precisa mostrar:

Um espelho que serve para conferir de verdade traz três blocos.

A identificação: Empresa, nome da pessoa, mês de referência e o período exato de apuração. Muita empresa fecha do dia 7 ao dia 6, e o espelho precisa dizer isso para a conta fazer sentido.

O dia a dia: Para cada data, o dia da semana, as batidas na ordem, as horas trabalhadas, os minutos de atraso e de hora extra e a situação do dia. Folga, feriado, falta e dia abonado precisam aparecer com o nome certo, porque é justamente aí que a conferência encontra erro.

Os totais: Horas trabalhadas, horas previstas, saldo do período, dias de presença, total de extras e total de atrasos. Saldo sem o previsto ao lado não deixa ninguém conferir.

Por último, a data de emissão. Um espelho impresso sem data não diz se foi tirado antes ou depois de uma correção.

Como conferir o espelho em poucos minutos:

Ninguém precisa ler o mês linha por linha. Cinco olhares resolvem quase tudo:

• Dias com falta: Cada falta tem motivo? Atestado entregue precisa virar abono, não falta.
• Dias com batida faltando: Número ímpar de marcações é sinal de que uma entrada ou saída não foi registrada.
• Feriados: O feriado municipal da sua cidade está lá? Feriado esquecido vira falta para toda a equipe.
• Horas extras do dia: Batem com o que a pessoa lembra de ter ficado a mais?
• Saldo do mês: Ele sai do previsto contra o trabalhado. Se o previsto está errado, a escala cadastrada está errada.

Para entender de onde vem o saldo e para onde ele vai, veja como funciona o banco de horas.

Espelho de ponto para imprimir:

Muita gente procura um modelo de espelho de ponto para imprimir. O modelo resolve a aparência, mas não resolve o que importa: Alguém ainda precisa preencher as batidas e somar as horas à mão, e é nessa digitação que nasce o erro.

No TexPonto, o colaborador abre o Meu Ponto no celular, escolhe o mês e o ano, até dois anos para trás, e usa Imprimir ou Salvar PDF. A versão de papel sai diferente da tela, de propósito:

• Cabeçalho com a logomarca da empresa, o nome da colaboradora ou do colaborador, a referência e o período.
• A linha "emitido em", com data, hora e a informação de que foi emitido pela própria pessoa.
• Rodapé com "Espelho de ponto" e o número de cada página.
• Menu, seletor de mês, formulários e botões ficam fora do papel.

O mesmo espelho fica no celular o mês inteiro, então a impressão é só para quem quer o papel.

Quando o espelho está errado:

No espelho do TexPonto, cada dia tem o atalho "Contestar este dia ou enviar atestado". O formulário abre com a data preenchida, a pessoa escolhe entre correção de horário e abono de falta, explica o que aconteceu e pode anexar a foto do atestado ou um PDF, até 10 MB por arquivo.

O RH recebe o aviso por e-mail. O aviso não leva a descrição nem o arquivo, porque atestado é dado de saúde: Para ver, é preciso entrar no sistema. Ao aprovar um abono com a opção "Abonar o dia", o dia sai do débito do banco de horas e das pendências.

A marcação original nunca é apagada. Quando a gestão revisa um dia, a revisão fica registrada com quem fez e quando, e aparece também na exportação em planilha.

Espelho, folha e AFD: Quem usa cada um:

• Espelho de ponto: É da pessoa. Serve para conferir o mês enquanto ainda dá tempo de corrigir.
• Folha de ponto: É do fechamento. No TexPonto, sai em PDF com os dados da empresa, o saldo do período e a observação de cada dia, inclusive os alertas de intervalo e de descanso, e vai por e-mail com o passo a passo de assinatura no gov.br.
• AFD: É da fiscalização. O Arquivo Fonte de Dados traz as marcações no leiaute da Portaria 671, explicado no guia da Portaria 671.

Os três saem das mesmas batidas. Quando o espelho foi conferido, a folha e o AFD chegam sem surpresa.